Et frivilligsystem giver mening
Når eventet har mange hold og holdledere, forskellige vagtkrav, adgang og forplejning knyttet til vagter samt gæstelister og akkreditering, som eksterne partnere selv skal styre.
Guide til større events
Frivilligsystem til festivaler: det skal det kunne
Et frivilligsystem forbinder tilmelding, hold, vagter, kommunikation, adgang, forplejning og gæster. Det er relevant, når en festival eller et større event har flere arbejdsgange, som skal hænge sammen.
af Crewstack
Hvornår giver det mening?
En vagtplan er kun én del af opgaven
Et regneark eller et enkelt planlægningsværktøj kan være fint, når få personer skal fordeles på få vagter. Kompleksiteten vokser, når flere holdledere får eget ansvar, og forskellige regler skal gælde for forskellige brugertyper.
En frivillig vagtplan beskriver, hvem der har hvilke vagter. Et egentligt frivilligsystem forbinder også oplysninger om den enkelte med hold, produkter, adgang, gæster og kommunikation. Dermed kan administrationen følge den samme struktur som eventet.
Seks dele, der skal hænge sammen
Behovene varierer fra event til event. For festivaler med mange roller og ansvarsområder er disse seks arbejdsgange typisk centrale.
-
Tilmelding
Tilmeldingen skal kunne tilpasses forskellige brugertyper. Opret formularer med betingede felter og dokumentupload. Tilmeldingen kan være åben, kræve invitation eller være forbeholdt tidligere frivillige. En venteliste hjælper, når kapaciteten er nået.
-
Hold og holdledere
Holdstrukturen skal afspejle eventets ansvarsområder. Saml hold i holdgrupper på flere niveauer, sæt kapacitet, og giv holdledere deres eget overblik. Det gør det muligt at uddelegere ansvar uden at miste den samlede struktur.
-
Vagtplan
Vagtplanen skal håndtere både bemanding og regler. Planlæg med træk og slip, og sæt minimum og maksimum for vagter eller timer, krav pr. vagt og pauser mellem vagter. Frivillige kan få mulighed for vagtvalg, vagtønsker og vagtbytte.
-
Kommunikation
Kommunikationen skal kunne målrettes efter rolle og opgave. Send beskeder til et hold, en holdgruppe, en brugertype eller alle. Brug egne mailskabeloner og SMS-påmindelser.
-
Adgang og forplejning
Adgang og forplejning skal kunne følge den enkeltes rolle og vagter. Tildel produkter som adgang, tillæg og ekstra ydelser med budget pr. hold. Billetter kan designes med QR- eller stregkode og registreres ved udlevering. RFID- og NFC-armbånd kan kobles på via integration med EventPos og Corego, eller andre efter aftale.
-
Afvikling og rapporter
Afviklingen kræver overblik over både frivillige og gæster. Lad partnere styre egne gæstelister via link og kvoter, også med Excel-import af gæster. Brug dashboards, rapporter, Excel-eksport og aktivitetslog før, under og efter eventet.
Crewstack siden 2014
Brugt i virkelige eventorganisationer
Tallene er opgjort på tværs af alle events, der har brugt Crewstack, tidligere Heap360, siden 2014.
150+
events
260.000+
frivillige og crew
113.000+
planlagte vagter
350.000+
sendte SMS-beskeder
Blandt arrangørerne: Roskilde Festival, Copenhell, Heartland, Musik i Lejet, Folkemødet, Copenhagen Historic Grand Prix, Alive Festival, Wonderfestiwall og 150+ andre events.
Vælg efter kompleksitet
Hvem har brug for det, og hvem har ikke?
Det rigtige valg afhænger ikke kun af antallet af frivillige. Det afhænger især af, hvor mange regler, roller og arbejdsgange der skal forbindes.
En enklere løsning kan være bedre
Har I én formular, få vagter og en enkel organisering, er Crewstack sandsynligvis mere system, end I har brug for. Vælg et enklere værktøj, hvis behovet primært er en basal vagtplan.
Hvad bestemmer prisen?
Crewstack har ikke listepriser. Prisen afhænger af antal frivillige og gæster, valgte funktioner, opsætning og support. SMS afregnes pr. besked.
Data og support
Udviklet i Danmark. Data bliver i EU.
Data opbevares hos Amazon i Frankfurt og forlader ikke EU. Der indgås en databehandleraftale. Mailsupport besvares som udgangspunkt inden for én arbejdsdag, og en fast kontaktperson kan aftales.
Kort svar på konkrete spørgsmål
Spørgsmål om frivilligsystemer
Svarene tager udgangspunkt i festivaler og større events, hvor flere dele af administrationen skal hænge sammen.
Hvad er et frivilligsystem?
Et frivilligsystem samler tilmelding, hold, vagtplan, kommunikation, adgang, forplejning, gæstelister og rapporter. Det giver arrangøren én sammenhængende arbejdsgang omkring frivillige og crew.
Hvad er forskellen på en vagtplan og et frivilligsystem?
En vagtplan fordeler personer på vagter. Et frivilligsystem forbinder vagtplanen med tilmelding, hold, vagtregler, beskeder, produkter, adgang og gæstelister.
Hvornår er en enkel vagtplan nok?
En enkel løsning kan være bedst, hvis I har én formular, få vagter og en enkel organisering. Et fuldt frivilligsystem er relevant, når mange holdledere, regler, adgangstyper og gæster skal administreres sammen.
Hvor opbevarer Crewstack data?
Data opbevares hos Amazon i Frankfurt og forlader ikke EU. Der indgås en databehandleraftale.
Hvad bestemmer prisen på Crewstack?
Prisen afhænger af antal frivillige og gæster, valgte funktioner, opsætning og support. SMS afregnes pr. besked. Crewstack offentliggør ikke listepriser.
Hvilke sprog og hvilken support tilbyder Crewstack?
Crewstack findes på dansk, engelsk, tysk og færøsk. Mailsupport besvares som udgangspunkt inden for én arbejdsdag. En fast kontaktperson kan aftales, og der findes guides på support.crewstack.io.
Næste skridt
Se, om Crewstack passer til jeres event
Crewstack er udviklet i Danmark til festivaler og større events med kompleks administration. En demo varer 45 minutter, foregår online og tager udgangspunkt i jeres struktur.